Datenschutzerklärung
1. Verantwortliche
Mein Fellkind – Sarah Ambichl, BSc.
Kapitelgasse 8/3
1170 Wien, Österreich
E-Mail: office@meinfellkind.at
Telefon: +43 699 10624328
Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unseres Händlerportals unter haendler.meinfellkind.at und der darüber abgewickelten Geschäftsbeziehung.
2. Registrierung und Händlerkonto
Bei der Registrierung verarbeiten wir deine Angaben zum Unternehmen und zur Ansprechperson: Firmenname, Geschäftsart, Anschrift und Land, gegebenenfalls Website oder Instagram-Profil, UID- oder Steuernummer, GISA-Zahl (Österreich) bzw. Handelsregisternummer (Deutschland), Name, E-Mail-Adresse sowie eine gegebenenfalls angegebene Telefonnummer. Für den Zugang werden außerdem die für die Passwortanmeldung erforderlichen Authentifizierungsdaten verarbeitet. Gespeichert werden weiters der Zeitpunkt deiner Zustimmung zu AGB und Datenschutzerklärung samt AGB-Version, der Zeitpunkt der letzten Anmeldung, das Ergebnis der UID-Prüfung sowie interne Notizen zur Geschäftsbeziehung.
Wir verwenden diese Angaben, um deine Händleranmeldung zu prüfen, dich persönlich freizuschalten und dein Konto bereitzustellen. Die GISA-Zahl bzw. Handelsregisternummer schlagen wir im jeweiligen öffentlichen Register nach. Die E-Mail-Adresse dient zugleich als Login.
Für natürliche Personen, die selbst Vertragspartner:innen werden, erfolgt die erforderliche Verarbeitung zur Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Daten von Ansprechpersonen eines Unternehmens verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Prüfung und Betreuung geschäftlicher Kund:innen sowie der Kommunikation mit ihren Ansprechpersonen.
Die zur Registrierung und Prüfung erforderlichen Angaben sind Voraussetzung für einen Händlerzugang. Ohne sie können wir die Anmeldung nicht abschließen. Angaben in als optional gekennzeichneten Feldern sind freiwillig.
UID-Prüfung
Gibst du eine UID-Nummer an, prüfen wir sie über das MwSt-Informationsaustauschsystem (VIES) der Europäischen Kommission. Dabei wird die UID-Nummer übermittelt; gespeichert werden das Ergebnis und das Datum der Prüfung. Die Prüfung ist Voraussetzung für die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung nach Deutschland. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
3. Bestellungen und Rechnungen
Du kannst Bestellungen direkt im Händlerportal aufgeben. Wir verarbeiten hierfür die erforderlichen Firmen- und Kontaktdaten, Rechnungs- und Lieferanschriften sowie Angaben zu bestellten Produkten, Mengen, Preisen und zur Abwicklung der Bestellung.
Die Rechnungen erstellen wir manuell in helloCash und laden sie anschließend in das Händlerportal hoch. An helloCash werden die hierfür erforderlichen Rechnungsdaten übermittelt, insbesondere Rechnungsempfänger:in, Anschrift, gegebenenfalls UID sowie Rechnungspositionen und Beträge.
Anbieter von helloCash ist die mRaP GmbH, Pulvermühlweg 11, 3250 Wieselburg, Österreich.
Die Verarbeitung dient der Abwicklung deiner Bestellung und der Rechnungsstellung. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei eigenen Verträgen mit natürlichen Personen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die erforderliche Verarbeitung von Daten betrieblicher Ansprechpersonen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Rechnungs- und Aufbewahrungspflichten.
Zahlung per Banküberweisung
Die Zahlung erfolgt ausschließlich per Banküberweisung auf unser Geschäftskonto bei der Erste Bank der oesterreichischen Sparkassen AG, Am Belvedere 1, 1100 Wien, Österreich. Zur Zuordnung und Verbuchung eingehender Zahlungen verarbeiten wir die mit der Überweisung übermittelten Angaben, insbesondere den Namen der zahlenden Person, die übermittelte Kontoverbindung, Betrag, Zahlungsdatum und Verwendungszweck. An der Zahlungsabwicklung sind die Kreditinstitute der zahlenden und der empfangenden Seite beteiligt.
Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsabwicklung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise bei Daten betrieblicher Ansprechpersonen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der korrekten Zuordnung und Abwicklung der Zahlung. Für gesetzlich erforderliche Buchführung und Aufbewahrung gilt Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Steuerberatung
Unsere steuerliche Betreuung erfolgt durch die Bilanzwerkstatt Steuerberatungs OG, Gatterederstraße 6/E.3, 1230 Wien, Österreich. Die Kanzlei hat Zugriff auf unser helloCash-System und damit auf die dort für sie zugänglichen Kund:innen- und Rechnungsdaten, insbesondere Rechnungsempfänger:in, Anschriften, gegebenenfalls UID sowie Rechnungspositionen und Beträge. Die Verarbeitung dient der Erfüllung gesetzlicher steuerlicher und buchhalterischer Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie, soweit darüber hinaus erforderlich, unserem berechtigten Interesse an fachkundiger steuerlicher Betreuung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Steuerberatung unterliegt der gesetzlichen beruflichen Verschwiegenheitspflicht.
4. Versand
Für die Zustellung übermitteln wir die erforderlichen Empfänger- und Lieferdaten an die Österreichische Post AG. Die Weitergabe dient der Erfüllung der Bestellung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise bei betrieblichen Ansprechpersonen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse besteht in der ordnungsgemäßen Zustellung an das bestellende Unternehmen.
5. Kontakt und geschäftliche Kommunikation
Wenn du uns über das Kontaktformular schreibst, verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, das gewählte Thema und deine Nachricht. Die Anfrage wird nicht im Händlerportal gespeichert, sondern als E-Mail an unser Postfach zugestellt; im Aktivitätsprotokoll des Portals wird nur festgehalten, dass eine Anfrage zu einem Thema eingegangen ist. Vertragsbezogene Anfragen verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit du selbst Vertragspartner:in bist. Für andere geschäftliche Anfragen und die Kommunikation mit betrieblichen Ansprechpersonen stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und unser Interesse an der Bearbeitung der jeweiligen Anfrage.
E-Mail-Versand und Postfach
E-Mails des Händlerportals (z. B. Registrierungs- und Bestellbestätigungen, Rechnungshinweise, Links zum Zurücksetzen des Passworts) und unser Postfach laufen über Google Workspace. Anbieterin ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, die als Auftragsverarbeiterin für uns tätig ist. Dabei verarbeitet Google E-Mail-Adressen, Namen und den Inhalt der Nachrichten. Google kann Daten auch außerhalb des EWR verarbeiten; siehe Abschnitt 9. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in einer zuverlässigen geschäftlichen Kommunikation.
6. Hosting und technische Betreuung
Unser Händlerportal wird bei der KAPPER NETWORK-COMMUNICATIONS GmbH, Alserbachstraße 11 Top 6, 1090 Wien, Österreich, auf Servern in Österreich betrieben. Der Server wird von BlackBear Solutions, Stöberplatz 5 Top 3, 1160 Wien, Österreich, bereitgestellt, betrieben und gewartet; BlackBear Solutions hat das Portal auch erstellt. Beide sind als Auftragsverarbeiter für uns tätig.
Beim Aufruf des Portals protokolliert der Webserver technisch notwendige Zugriffsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browserkennung); sie werden täglich rotiert und spätestens nach 15 Tagen gelöscht. Zum Schutz vor Missbrauch (z. B. wiederholte Fehlanmeldungen, massenhafte Registrierungen oder Anfragen) speichert das Portal bei Anmeldung, Registrierung, Kontaktformular und Passwort-Zurücksetzen keine IP-Adresse, sondern nur einen verschlüsselten Wert, der täglich mit einem neuen Schlüssel gebildet und nach einem Tag gelöscht wird. Wichtige Vorgänge im Portal (z. B. Freischaltungen, Änderungen an Konten und Bestellungen) halten wir in einem Aktivitätsprotokoll mit Name und E-Mail-Adresse der handelnden Person fest, um Änderungen nachvollziehen und Missbrauch erkennen zu können; es wird nach 365 Tagen gelöscht.
Die für Betrieb und Sicherheit erforderliche technische Verarbeitung wird auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt. Das berechtigte Interesse besteht im zuverlässigen Betrieb, in der Fehlerbehebung und im Schutz vor unberechtigten Zugriffen. Die Kontobereitstellung und Vertragsabwicklung richten sich zusätzlich nach den in den Abschnitten 2 und 3 genannten Grundlagen.
7. Cookies und ähnliche Technologien
Wir verwenden ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, das beim Aufruf des Händlerportals gesetzt wird. Es hält deinen Login während der Nutzung aufrecht und schützt Formulare vor Missbrauch; es wird beim Schließen des Browsers gelöscht. Für dieses unbedingt erforderliche Cookie ist nach § 165 Abs. 3 TKG 2021 keine Einwilligung erforderlich. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies für die Bereitstellung deines Kontos auf den in Abschnitt 2 genannten Rechtsgrundlagen. Tracking- und Werbe-Cookies werden nicht eingesetzt.
8. Speicherfristen und Löschung
Registrierungen, die wir nicht innerhalb von 30 Tagen freischalten, werden samt allen Angaben gelöscht. Einen Warenkorb, der 180 Tage nicht verändert wurde, löschen wir. Links zum Zurücksetzen des Passworts sind zwei Stunden gültig und werden spätestens sieben Tage danach gelöscht. Das Aktivitätsprotokoll wird nach 365 Tagen gelöscht. Sicherungskopien des Portals bewahren wir 30 Tage auf.
Rechnungen und andere steuerlich aufbewahrungspflichtige Unterlagen bewahren wir grundsätzlich sieben Jahre auf. Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen. Eine längere Aufbewahrung erfolgt, soweit sie gesetzlich vorgeschrieben ist, insbesondere bei Unterlagen, die für ein anhängiges Abgabenverfahren von Bedeutung sind.
Auf Wunsch löschen wir dein Händlerkonto. Dabei werden Login, Lieferadressen und Kontaktdaten gelöscht und im Aktivitätsprotokoll Name und E-Mail-Adresse unkenntlich gemacht; Bestellungen und Rechnungen bleiben mit den Firmen- und Steuerdaten erhalten, solange sie aufbewahrt werden müssen. Soweit einzelne Daten zur Geltendmachung oder Abwehr konkreter Rechtsansprüche erforderlich sind, können sie für diesen Zweck weiter gespeichert werden; Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
9. Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Das Händlerportal selbst wird ausschließlich in Österreich betrieben. Für E-Mail-Versand und Postfach nutzen wir Google Workspace (Abschnitt 5). Dabei kann es zu einer Verarbeitung durch Google LLC in den USA kommen. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht; ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission aus den Datenverarbeitungsbedingungen von Google.
10. Deine Rechte
Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen hast du das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit.
Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen diese Verarbeitung erheben.
Für die Ausübung deiner Rechte kannst du uns unter office@meinfellkind.at kontaktieren.
Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist dies die Österreichische Datenschutzbehörde: https://dsb.gv.at/.